Umas das
funções mais importantes e trabalhosas de um clube rotário é a do Diretor de
Protocolo, que corresponde a de Chefe do Cerimonial. Muitos a julgam uma função
superficial o que não é verdadeiro.
A função
do Diretor de Protocolo é contribuir para que a reunião do clube se destaque
por sua ordem e eficácia de forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes
e convidados.
O
companheiro deve estar sempre atento para evitar ocorrências que possam
prejudicar a dignidade e o prestigio associados aos Rotary Clubs.
Não
precisa ser um orador. Sua missão não é fazer discursos, devendo ser simpático,
discreto e sóbrio. Não deve se considerar uma “vedete” ou “animador de
festinha”. Deve ser atencioso, objetivo e alegre, sem exageros.
Especificamente
sua função é cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas de cada
reunião, bem como orientar discretamente seu desenrolar.
Da sua
eficiência dependem a ordem e o sucesso da reunião.
Compete
ao Diretor de Protocolo:
a) Chegar ao local da reunião com a devida antecedência;
b) Informar-se sobre a refeição a ser servida;
c) Verificar lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna;
d) Providenciar os recursos necessários ao orador (painéis, projetor, retroprojetor,....)
e) Providenciar, com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos convidados, principalmente aos que se destinarem a Mesa da Presidência, acomodando-os à mesma.
f) Encaminhar rotarianos visitantes ao secretário para o preenchimento do comprovante de visita. Uma tarefa importante é evitar que os companheiros ocupem sempre os mesmos lugares, promovendo assim, o rodízio para melhor entrosamento entre todos.
g) Colaborar com o Presidente na composição da Mesa que dirigirá a reunião, atendo-se ao cerimonial oficial do nosso País, do protocolo rotário e das boas normas sociais.
h) Anunciar a constituição da Mesa apresentando seus componentes ao plenário.( A lista deverá ser encaminhada ao presidente para os agradecimentos ao final da reunião).
i) Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando – o sobre o assunto a ser tratado ( Como não existe palavra livre em Rotary, compete ao Presidente autorizá – la ou não).
Cumpre
missão importante e deve:
a) Utilizar-se do microfone o menor tempo possível, bem como o menor número de vezes.
b) Evitar o relato de casos cômicos e pitorescos. Evitar dizer “gracinhas”, bem como usar termos de gíria.
c) Dar o seu “recado” em linguagem escorreita e sóbria, ter boa apresentação.(Nunca em mangas de camisa, em reuniões especiais).
d) Limitar–se à apresentação da Mesa, da programação da reunião e do cardápio (se não estiverem impressos nos panfletos de mesa ) e a uma ou outra comunicação indispensável.
e) Não alongar–se na apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas.
f) Não usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes ( use o nome, o pré-nome ou ambos pronunciando – os corretamente ).
g) Usar sempre palavreado simples, franco e cordial, que traduza a sinceridade de propósitos.
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